Delegacja służbowa – jak obliczyć diety i koszty podróży?

Czym jest delegacja służbowa?

Delegacja (podróż służbowa) to wyjazd pracownika poza stałe miejsce pracy na polecenie pracodawcy. Pracownikowi przysługują wówczas diety i zwrot poniesionych kosztów.

Skorzystaj z kalkulatora delegacji, aby wyliczyć należne świadczenia.

Dieta krajowa — stawki 2026

Od 1 stycznia 2023 obowiązuje dieta 45 zł za dobę podróży krajowej.

Jak liczyć dietę?

$Dieta = \lfloor czas\ [h] / 24 \rfloor \times 45 + Dieta_{niepełna}$

Przykład: Wyjazd od poniedziałku 8:00 do środy 18:00 (58 godzin):

• 2 pełne doby: 2 × 45 = 90 zł
• Pozostałe 10 godzin: >8h → 50% diety = 22,50 zł
• Łącznie: 112,50 zł

Diety zagraniczne

Stawki diet zagranicznych są zróżnicowane dla każdego kraju i ustalane rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej:

Zasada pomniejszania diety zagranicznej

Jeśli zapewniony jest bezpłatny nocleg:

• Nocleg: odliczenie 25% diety za każdą dobę z noclegiem
• Bezpłatne całodzienne wyżywienie: 0 diety
• Bezpłatne śniadanie: odliczenie 15%, obiad: 30%, kolacja: 15%

Zwrot kosztów transportu

Ryczałt za km — stawki 2026

$Ryczałt = Liczba\ km \times Stawka\ [zł/km]$

Nocleg

• Pracownikowi przysługuje zwrot faktycznych kosztów noclegu wg rachunku
• Maksymalny limit: 20× stawka diety na dobę (krajowo: 20 × 45 zł = 900 zł)
• Przy braku rachunku: ryczałt 150% diety = 67,50 zł

Opodatkowanie diet

Diety do kwot ustawowych są zwolnione z PIT i składek ZUS. Nadwyżka ponad ustawowe stawki podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy.

Dlatego wiele firm wypłaca diety dokładnie w wysokości ustawowych stawek.